ビジネスシーンで英語を使っている人の中には、英語での電話でのやりとりに、苦手意識を持っている人もいるのではないでしょうか。
特に相手が見えない状況だと、自分の伝えたいことがうまく相手に伝わっているか不安を感じやすいですよね。
そこで本ブログでは、実際のシーン別に使われる英語のフレーズをご紹介したいと思います。
そもそもビジネス上の電話で、英語と日本語での違いって？
日本語に「丁寧語」や「尊敬語」「謙譲語」があるように、英語にもビジネスに適した英語表現があります。
とはいえ、英語については日本語ほど難しくありませんのでご安心ください。
ビジネス英語は、ビジネスシーンごとによく使う表現が決まっています。電話対応についても同じく、定番のフレーズを覚えておけば対応に困ることはありません。
電話をかける時に役立つ英語表現
まずは、電話をかける時に役立つ英語表現についてお伝えします。
最初の挨拶
Hello, this is ○○ from △△.（もしもし、△△社の○○です。）
【例】Hello, this is Yamada from ABC company.（もしもし、ABC会社の山田です。）
ビジネスで電話をかけるときは、「名前」と「会社名」を最低限伝える必要があります。「Hello」は、時間帯に合わせて「Good morning」や「Good afternoon」と言い換えることも可能です。相手に伝わるようにゆっくり、はっきりと発音しましょう。
電話の目的を伝える
I am calling to talk about ～.（～についてお電話しました。）
【例】I am calling to talk about the quote which we discussed the other day.（先日のお見積もりについてお電話しました。）
「calling」が「電話をかける」、「 to talk about ～」が「～について伝える」という意味から「I am calling to talk about ～.」で「～についてお電話しました。」となります。
その他の表現や言い回しも確認してみましょう。
I am calling to inform you about ～.（～についてお知らせしたくご連絡しました。）
【例】I am calling to inform you about changes of physical address.（住所の変更をお知らせしたく、ご連絡しました。）
いずれの表現も意味は似ていますが、伝えたい用件のポイントが少しずつ違います。状況に合わせて適切なものを選んでください。
担当者につないでもらう
用件を伝えた後は、話したい相手に代わってもらう必要があります。ここでは、すでにやり取りのある「既存の顧客」のケースと、まったく初めての「新規の顧客」のケースに分けてお伝えします。
「既存の顧客」ケース
既存の顧客の場合、すでに相手の部署や名前がわかっているのであれば、それを正確に伝えることでスムーズなやり取りができます。
May I speak to ○○?（○○さんと話すことはできますか？）
【例】May I speak to Ms. Yumiko?（販売部門のユミコさんをお願いできますか？）
「May I ～?」は「～をお願いできますか？」という丁寧な表現で、ビジネス英語でよく使いますので覚えておきましょう。
「新規の顧客」ケース
まったく付き合いの無い新規の顧客の場合は、用件に合った担当者へつないでもらう必要があります。
May I have the name of someone in charge of this case?（この件を担当される方のお名前を伺ってもよいでしょうか？）
もし担当部署に所属している人であれば誰でも構わないという場合なら、「someone in ○○」（○○の関係者）、あるいは「○○（部署名） ＋ contact」（○○部署の窓口）などの表現が使えます。
May I speak to someone in ○○?（○○の関係者の方におつなぎいただけますか？）
【例】May I speak to someone in sales department?（営業部の方におつなぎいただけますか？）
May I speak to ○○ contact?（○○部署の窓口へおつなぎいただけますか？）
【例】May I speak to sales department contact?（営業部の窓口へつないでいただけますか）
自社サービスの売り込み、アポイントメント、交渉などを行う場合
自社サービスの売り込みの場合
まずは会社の紹介をしましょう。
We are a company that ～.（弊社は～の会社です。）
【例】We are a company that sets up office networking systems.（弊社は、オフィスネットワーキングシステムを構築する会社です。）
初めてコンタクトを取る場合は、自社が何をしている会社なのかあらかじめ伝える必要があります。
We can offer you ～.（私たちは～を提供することができます。）
【例】We’re currently running a promotion, and we can offer you a special rate.（現在、キャンペーンを実施しており、特別価格を提供することができます。）
「run a promotion」は「キャンペーンを実施する」、「special rate」は「特別価格」を意味します。どちらもビジネスシーンでよく使う表現なので覚えておきましょう。
I would appreciate it if you could ～.（～していただけたら幸いです。）
【例】I would appreciate it if you could give me some time.（お時間をいただけたら幸いです。）
相手への希望、要望を丁寧に伝える表現で、こちらもよく使う表現なので覚えておきましょう。
アポイントメント
アポイントメントが取れた際には、約束の日時を決めましょう。
I will come ～.（私が～へ伺います。）
【例】I will come to your office tomorrow.（明日、御社へ伺います。）
自分が相手のオフィスへ伺う場合はこちらの表現を使い、相手に来てもらいたい場合は、
「Could you come to my company today?」（私のオフィスまでお越しいただけますか？）と聞きましょう。
How about these terms?（この条件はどうでしょう？）
自分たちから調整案を提示したい場合は、この言い回しを使ってください。”terms”は複数形で「条件」を意味します。
I’m afraid ～.（残念ながら～。）
【例】I’m afraid we wouldn’t be able to agree to those terms.（残念ながら、その条件に同意することはできません。）
交渉の中で相手の提案に同意できない場合は、はっきりと丁寧にその旨を伝えましょう。”I’m afraid”を使うことで、丁寧に断りを入れることができます。
電話がかかってきた時に役立つ英語表現
次は、電話がかかってきた時に役立つ英語表現についてご説明します。
電話を受ける際の定番フレーズ
Hello. This is ○○,△△ speaking. （こちらは○○社の△△です。）
【例】Hello. This is ABC company, Yamada speaking. （こんにちは、ABC会社の山田です。）
まずは挨拶の「Hello」を最初に伝え、その後で会社名、最後に自分の名前を伝えるようにしましょう。
How can I help you?（どのようなご用件でしょうか？）
電話で用件を伺うときは「How can I help you?」の表現を使いましょう。
相手の情報を確認する場合
May I have ～?（～をいただけますか？）
「May I have ～?」は「～をいただけますか？」という丁寧な表現で、相手の情報を確認する場合は、おおむねこの表現を用いれば対応可能です。
【名前を聞く場合】May I have your name, please?（お名前をいただけますか？）
【会社名を聞く場合】May I have your company name, please?（御社名をいただけますか？）
【電話番号を聞く場合】May I have your phone number, please?（電話番号をいただけますか？）
「May I have ～?」の他にも、似た表現として「Could you ～?」があります。
Could you ～?（～してだけますか？）
【つづりを聞く場合】Could you please spell your name for me? （お名前のつづりをいただけますか？）
【復唱してもらう場合】Could you repeat your phone number. （お電話番号を復唱していただけますか？）
担当者に取り次ぐ場合
Please hold on. （お待ちください。）
相手に少し電話口で待ってもらう際には、このひと言を添えましょう。
I will put you through to the person in charge.（担当者に代わります。）
【例】It is beyond my understanding, I will put you through to the person in charge.（私にはわかりかねますので、担当者に代わります。）
電話がかかってきた際に、自分では答えられない問い合わせであったときによく使うフレーズです。
担当者が不在の場合
He is away from his seat.（彼は現在席を外しています。）
【例】Unfortunately, he is away from his seat.（残念ながら、彼は現在席を外しています。）
担当者が不在の場合は、「He is away from his seat.」を使用します。その他にも、
【例】He is away from his desk in a meeting.（彼はただ今ミーティングで席を外しています。）
などもよく使う例文です。
He will be with you shortly.（彼はまもなく参ります。）
担当者がすぐに来れそうなときは、その旨を伝えてあげましょう。
社内の内線につなぐ時に役立つ英語フレーズ
ビジネス上の電話対応では、内線につなぐケースが多いです。ここでは、電話をかける場合と受ける場合に分けて、内線につなぐ表現をお伝えします。
電話をかける場合
May I have extension ○○, please?（内線○○をお願いできますか？）
【例】Good morning. This is Yumi Ueno at ABC company, may I have extension 123, please?（おはようございます。私はABC会社の上野ユミと申しますが、内線番号123におつなぎ願えますか？）
「内線」は英語で「extension」と言います。丁寧な依頼表現として「May I ～」を使いましょう。
May I speak to △△ extension at ○○?（内線○○の△△さんをお願いできますか？）
【例】Good morning. This is Yumi Ueno, at ABC company, may I speak to Mr. Smith at extension 123?（おはようございます。私はABC会社の上野ユミと申しますが、内線番号123のスミスさんにおつなぎ願えますか？）
電話を受ける場合
Who would you like to speak to?（どなたにおつなぎしましょうか？）
【例】This is the sales department. Who would you like to speak to?（営業部でございます。どなたにおつなぎしましょうか？）
部署に電話がかかってくるときは個人宛の場合が多いので、最初から誰につなぐかを相手に聞くとよりスムーズです。
Let me transfer you to ○○（内線○○におつなぎいたします。）
【例】Certainly. Let me transfer you to extension 253.（かしこまりました。内線253におつなぎいたします。）
「transfer you to～」で「～に電話をつなぐ」という表現になります。
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顧客からのクレームに対応・謝罪する場合に役立つ英語フレーズ
顧客からのクレームに対応するときのポイントは、「しっかりと謝罪すること」「今後の対応についてお伝えすること」です。よく使うフレーズを確認しましょう。
sorry for your inconvenience.（ご迷惑をおかけしてすみません。）
【例】We are very sorry for your inconvenience.（大変ご迷惑をおかけしてすみません。）
会社として謝罪するときの主語は「We」になる点に注意してください。「very」を加えることで謝罪の気持ちを強く表現できます。
We apologize for ～.（～をお詫び申し上げます。）
【例】We apologize for your unfortunate experience for the mistakes.（不快な思いをおかけした不手際をお詫び申し上げます。）
こちらも謝罪に使えるフレーズです。「apologize」のあとに「again」をつけることで「不快な思いをおかけした不手際を改めてお詫び申し上げます。」というニュアンスにすることもできます。
We totally understand ～.（～について十分承知しております。）
【例】We totally understand how frustrating it is.（お客様のご不満を十分承知しております。）
クレーム対応では、顧客に対しての同意も重要なポイントです。相手のクレームを受けた上でひと言添えるようにして使いましょう。
Full responsibility（すべての責任）
【例】We accept full responsibility for the mistake.（この度のミスに関してはすべて責任を取らせていただきます。）
こちらに全面的に否がある場合は、すべての責任をこちらで引き受けるときはこのフレーズを使ってください。相手に安心してもらい、スムーズな対応につながります。
電話を切る際に役立つ英語フレーズ
電話の切り方は、良い印象を持ってもらうためにも重要です。電話を切る際にオススメな英語フレーズをご紹介します。
Is there anything I can help you with?（他にご用件はございますか？）
【例】Certainly. Is there anything I can help you with?（承知いたしました。他にご用件はございますか？）
相手の用件を聞いた後で、最後にあらためて確認をしておくと丁寧な印象を持ってもらえます。
I will be waiting for ～.（～をお待ちしております。）
【例】I will be waiting for your call.（またお電話をお待ちしております。）
「waiting for～」で「～を待つ」という表現になります。次回も電話が来ることがわかっている場合はこのフレーズを使いましょう。
Thank you for ～.（～についてありがとうございました。）
【例】Thank you for your call. Goodbye. （お電話ありがとうございました。さようなら。）
お別れのひと言として定番のフレーズです。for～以下は「your help」（お手伝い）、「description」（説明）など、さまざまな名詞を入れて使うことができます。
Have a nice ～.（良い～を。）
【例】Have a nice day / evening / weekend.（良い1日／夜／週末を。）
こちらもお別れのひと言として定番のフレーズです。相手に親密感を感じてもらう上でもおすすめのフレーズです。
いかがでしたでしょうか？今回は、ビジネスで電話対応をする際のポイントについてお伝えしました。多くの言い回しをお伝えしましたが、ポイントとなる表現はそれほど多くありません。
まずはお伝えしたシーンごとのビジネス英語表現より、ご自身のお仕事で使いそうなものをピックアップしてみてくださいね。
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